Zásady zpracování osobních údajů

 

podle Nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „nařízení“)

 

Společnost K&V ELEKTRO a.s., se sídlem Týnská 1053/21, 110 00 Praha 1, IČ: 284 63 005, zapsána v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze pod sp. zn. B 14678, (dále též „správce“), jakožto správce osobních údajů ve smyslu nařízení, si tímto dovoluje informovat své zákazníky – podnikající i nepodnikající fyzické osoby – o způsobu a rozsahu zpracování jejich osobních údajů, včetně rozsahu jejich práv souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů společností K&V ELEKTRO a.s.

Tato informace o zpracování osobních údajů se vztahuje na veškeré zpracovávání osobních údajů zákazníků správce.

Správcezpracovává osobní údaje v souladu s právem Evropské unie, zejména v souladu s nařízením, dále též v souladu s příslušnými mezinárodními smlouvami, kterými je České republika vázána, a v souladu s relevantními vnitrostátními předpisy.

I. 

Jaké osobní údaje správce zpracovává, za jakým účelem a na základě čeho?

Správce zpracovává pouze osobní údaje, které získal v souladu s platnými právními předpisy, přičemž tyto osobní údaje správce shromažďuje a zpracovává pouze za stanoveným účelem, v rozsahu a po dobu nezbytnou pro naplnění tohoto stanoveného účelu při zohlednění praktického fungování správce a jeho informačních a personálních kapacit. Zpracovávané osobní údaje, jejich účely a právní základ zpracování se liší podle jednotlivých úseků činnosti správce tak, jak jsou tyto případy rozepsány v tabulkách níže:

 

Registrovali jste se u nás / Objednali jste si u nás zboží

Odkud jsme získali Vaše osobní údaje
  • Vaše osobní údaje máme přímo od Vás nebo jsme je získali v rámci plnění našeho obchodního vztahu, popř. z veřejně dostupných zdrojů (ARES apod.).
  • V případě, že jste určeni jako kontaktní osoba objednatele, máme Vaše osobní údaje od objednatele.
Zpracovávané osobní údaje
  • Identifikační údaje objednatele a údaje nezbytné k nákupu zboží.
  • Identifikační údaje a podpisový vzor osoby oprávněné převzít za objednatele zboží, popř. její podpis při převzetí zboží
Právní základ zpracování
  • Výše uvedené osobní údaje od Vás získáváme a zpracováváme je z právního titulu uzavření a plnění smlouvy.
Účely zpracování
  • Výše uvedené osobní údaje zpracováváme za účelem uzavření a realizace smlouvy o nákupu zboží.
Informace o povinnosti poskytnout osobní údaje
  • Poskytnutí výše uvedených osobních údajů, které vyžadujeme přímo od Vás, je smluvním požadavkem. Bez těchto osobních údajů není možno s Vámi uzavřít kupní smlouvu.
Po jak dlouhou dobu budou Vaše osobní údaje zpracovávány?
  • Pokud jste si u nás pouze objednali zboží, budeme zpracovávat Vaše osobní údaje po dobu vyžadovanou zákonem č. 536/1991 Sb., o účetnictví.
  • Pokud jste se u nás registrovali, budeme Vaše osobní údaje zpracovávat po celou dobu registrace a po jejím skončení po dobu vyžadovanou zákonem č. 536/1991 Sb., o účetnictví, počítáno od poslední objednávky zboží, kterou jste učinili.
Komu Vaše osobní údaje poskytujeme?
  • Vaše osobní údaje mohou být v rámci zpracování účetnictví správce poskytnuty externím poskytovatelům účetních služeb.
  • Vaše osobní údaje mohou být nahodile zpřístupněny v rámci poskytování služeb správy informačních systémů externím společnostem, které nám tyto služby poskytují. Tyto společnosti Vaše osobní údaje nezpracovávají.

 

Zboží Vám bude doručeno na Vámi určenou adresu

Odkud jsme získali Vaše osobní údaje
  • Vaše osobní údaje máme přímo od Vás, nebo jsme je získali prostřednictvím Vaší činnosti v našich informačních systémech (včetně e-shopu) nebo v rámci plnění našeho obchodního vztahu.
Zpracovávané osobní údaje
  • Údaje nezbytné k odeslání zboží a jeho doručení zákazníkovi (např. adresa pro doručení zboží).
Právní základ zpracování
  • Výše uvedené osobní údaje od Vás získáváme a zpracováváme je z právního titulu plnění smlouvy.
Účely zpracování
  • Výše uvedené osobní údaje zpracováváme za účelem odeslání a doručení objednaného zboží.
Informace o povinnosti poskytnout osobní údaje
  • Poskytnutí výše uvedených osobních údajů je smluvním požadavkem a bez toho, aby nám byly tyto Vaše osobní údaje poskytnuty, Vám nemůžeme objednané zboží doručit.
Po jak dlouhou dobu budou Vaše osobní údaje zpracovávány?
  • Výše uvedené osobní údaje jsou uchovávány po dobu stanovenou zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty a zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, a to nejméně po dobu možného uplatnění případných vad či jiných nároků dle právních předpisů, zejména zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.
Komu Vaše osobní údaje poskytujeme?
  • Vaše osobní údaje sdílíme s doručovacími společnostmi, které pro nás doručují zboží na Vámi určenou adresu a společnostmi zajišťujícími nám efektivní organizaci rozvozu zboží prostřednictvím doručovacích společností.
  • Vaše osobní údaje mohou být nahodile zpřístupněny v rámci poskytování služeb správy informačních systémů externím společnostem, které nám tyto služby poskytují. Tyto společnosti Vaše osobní údaje nezpracovávají.

 

 

Za zboží jsme Vám vystavili fakturu / Provedli jste úhradu ceny zboží a přepravy

Odkud jsme získali Vaše osobní údaje
  • Vaše osobní údaje máme přímo od Vás, nebo jsme je získali prostřednictvím Vaší činnosti v našich informačních systémech (včetně e-shopu) a dále i od banky realizující daný platební styk.
Zpracovávané osobní údaje:
  • Identifikační údaje zákazníka a údaje nezbytné k evidenci provedení platby, včetně údajů o objednaném zboží.
Právní základ zpracování
  • Výše uvedené osobní údaje od Vás získáváme a zpracováváme je z právního titulu plnění smlouvy a rovněž z titulu plnění právních povinností dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty a zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů.
Účely zpracování
  • Výše uvedené osobní údaje zpracováváme za účelem fakturace a evidence úhrady kupní ceny.
Informace o povinnosti poskytnout osobní údaje
  • Poskytnutí výše uvedených osobních údajů je zákonným a též i smluvním požadavkem a bez toho, aby nám byly tyto Vaše osobní údaje poskytnuty, nelze umožnit nákup objednaného zboží.
Po jak dlouhou dobu budou Vaše osobní údaje zpracovávány?
  • Výše uvedené osobní údaje jsou uchovávány po dobu stanovenou zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty a zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, tj. nejméně po dobu 5 let.
Komu Vaše osobní údaje poskytujeme?
  • Výše uvedené osobní údaje sdílíme s naší externí účetní společností.
  • Vaše osobní údaje mohou být v rámci zpracování účetnictví správce poskytnuty externím poskytovatelům účetních služeb.
  • Vaše osobní údaje mohou být nahodile zpřístupněny v rámci poskytování služeb správy informačních systémů externím společnostem, které nám tyto služby poskytují. Tyto společnosti Vaše osobní údaje nezpracovávají.

 

Zakoupené zboží jste reklamovali

Odkud jsme získali Vaše osobní údaje
  • Vaše osobní údaje máme přímo od Vás, nebo jsme je získali prostřednictvím Vaší činnosti v našich informačních systémech (včetně e-shopu).
Zpracovávané osobní údaje:
  • Identifikační údaje zákazníka a údaje o jeho objednávce, resp. nákupu.
Právní základ zpracování
  • Výše uvedené osobní údaje zpracováváme z titulu plnění právních povinností dle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník a zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele.
Účely zpracování
  • Výše uvedené osobní údaje zpracováváme za účelem vyřízení Vaší reklamace zakoupeného zboží.
Informace o povinnosti poskytnout osobní údaje
  • Poskytnutí výše uvedených osobních údajů je zákonným požadavkem. Bez poskytnutí těchto osobních údajů nelze vyřídit Vaší reklamaci.
Po jak dlouhou dobu budou Vaše osobní údaje zpracovávány?
  • Výše uvedené osobní údaje jsou uchovávány po dobu možnosti uplatnění vad či jiných nároků dle právních předpisů, zejména zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.
Komu Vaše osobní údaje poskytujeme?
  • Vaše osobní údaje mohou být v rámci zpracování účetnictví správce poskytnuty externím poskytovatelům účetních služeb.
  • Vaše osobní údaje mohou být nahodile zpřístupněny v rámci poskytování služeb správy informačních systémů externím společnostem, které nám tyto služby poskytují. Tyto společnosti Vaše osobní údaje nezpracovávají.

 

 

Neuhradili jste naši fakturu

Odkud jsme získali Vaše osobní údaje
  • Vaše osobní údaje máme přímo od Vás, nebo jsme je získali prostřednictvím Vaší činnosti v našich informačních systémech (včetně e-shopu) nebo v rámci plnění našeho obchodního vztahu.
Zpracovávané osobní údaje:
  • Identifikační údaje zákazníka a údaje a údaje o Vaší platební morálce.
Právní základ zpracování
  • Výše uvedené osobní údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu spočívajícího v evidenci pohledávek a obhajoby a uplatnění našich práv.
Účely zpracování
  • Výše uvedené osobní údaje zpracováváme za účelem evidence našich dlužníků a vymáhání dlužných částek.
Informace o povinnosti poskytnout osobní údaje
  • Poskytnutí osobních údajů k tomuto účelu není smluvní ani zákonnou povinností. Jsme však oprávněni k výše uvedeným účelům zpracovávat již dříve nám poskytnuté osobní údaje.
Po jak dlouhou dobu budou Vaše osobní údaje zpracovávány?
  • Výše uvedené osobní údaje jsou uchovávány po dobu stanovenou zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty a zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, nejméně však po dobu možnosti uplatnění jakékoliv části našeho nároku za Vámi.
Komu Vaše osobní údaje poskytujeme?
  • V případě, že jsou Vaše pohledávky po splatnosti, předáváme Vaše osobní údaje recipročně třetím osobám, které nám zprostředkovávají údaje o ekonomickém zdraví a finanční důvěryhodnosti našich zákazníků.
  • Vaše osobní údaje mohou být v rámci zpracování účetnictví správce poskytnuty externím poskytovatelům účetních služeb.
  • Vaše osobní údaje mohou být nahodile zpřístupněny v rámci poskytování služeb správy informačních systémů externím společnostem, které nám tyto služby poskytují. Tyto společnosti Vaše osobní údaje nezpracovávají.

 

Zasílání obchodního sdělení a vyhodnocování zákaznických preferencí

Odkud jsme získali Vaše osobní údaje
  • Vaše osobní údaje máme přímo od Vás, nebo jsme je získali prostřednictvím Vaší činnosti v našich informačních systémech (včetně e-shopu).
Zpracovávané osobní údaje:
  • Historie objednávek
  • Údaje o Vašem používání služeb a obsahu na našem webu
  • IP adresa a další technické identifikátory
  • Emailová adresa
Právní základ zpracování
  • Emailovou adresu a historii objednávek zpracováváme na základě oprávněného zájmu spočívajícího v přímém marketingu.
  • Některé údaje o Vašem používání služeb a obsahu na našem webu zpracováváme na základě oprávněného zájmu spočívajícího analýze využití obchodních kanálů společnosti.
Účely zpracování
  • Výše uvedené osobní údaje zpracováváme za účelem přímého marketingu a analýze využívání obchodních kanálů společnosti.
Po jak dlouhou dobu budou Vaše osobní údaje zpracovávány?
  • Po celou dobu registrace v e-shopu, nejméně však po dobu 3 let od provedení posledního nákupu zboží.
Komu Vaše osobní údaje poskytujeme?
  • Výše uvedené osobní údaje sdílíme se společností DiffSolutions s.r.o., která řídí automatickou online marketingovou platformu Samba.ai a se společností Google LLC v souvislosti s využíváním služeb Google Analytics.

 

Marketing – kontakt se zákazníky, obchodní akce

Odkud jsme získali Vaše osobní údaje
  • Vaše osobní údaje máme přímo od Vás, nebo jsme je získali prostřednictvím Vaší činnosti v našich informačních systémech (včetně e-shopu) nebo v rámci plnění našeho obchodního vztahu.
Zpracovávané osobní údaje:
  • Identifikační údaje zákazníka
  • Historie a objem objednávek
  • Kontaktní údaje zákazníka
Právní základ zpracování
  • Výše uvedené osobní údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu spočívajícího v přímém marketingu.
  • Některé uvedené osobní údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů, který můžete kdykoli odvolat.
Účely zpracování
  • Výše uvedené osobní údaje zpracováváme za účelem přímého marketingu.
  • Některé výše uvedené osobní údaje zpracováváme za účelem realizace obchodních akcí s našimi obchodními partnery.
Informace o povinnosti poskytnout osobní údaje Poskytnutí osobních údajů k tomuto účelu není smluvní ani zákonnou povinností.
Po jak dlouhou dobu budou Vaše osobní údaje zpracovávány?
  • Po celou dobu registrace v e-shopu, nejméně však po dobu 3 let od provedení posledního nákupu zboží.
Komu Vaše osobní údaje poskytujeme?
  • Výše uvedené osobní údaje mohou být výjimečně předávány našim obchodním partnerům v souvislosti s prováděním společných obchodních akcí.

 

Odebíráte zboží na fakturu / Máte u nás kreditní limit

Pokud jste OSVČ a máte u nás sjednán kreditní limit, nad rámec výše uvedeného zpracování osobních údajů provádíme také zpracování Vašich osobních údajů dle charakteristik uvedených v této tabulce.
Odkud jsme získali Vaše osobní údaje
  • Vaše osobní údaje máme přímo od Vás, nebo jsme je získali prostřednictvím Vaší činnosti v našich informačních systémech (včetně e-shopu) nebo v rámci plnění našeho obchodního vztahu.
  • Vaše osobní údaje dále získáváme i od třetích osob, které nám mohou zprostředkovat údaje o Vašem ekonomickém zdraví a finanční důvěryhodnosti a také z veřejně dostupných zdrojů (ARES apod.).
Zpracovávané osobní údaje:
  • Identifikační údaje zákazníka
  • Historie a objem objednávek
  • Údaje o finanční a platební historii, ekonomickém zdraví a finanční důvěryhodnosti zákazníka
Právní základ zpracování
  • Údaje o Vaší finanční historii, ekonomickém zdraví a finanční důvěryhodnosti zpracováváme z právního titulu oprávněného zájmu spočívajícího v předcházení nesplnění Vašich smluvních povinností a nastavení Vašeho kreditního limitu.
Účely zpracování
  • Výše uvedené osobní údaje zpracováváme za účelem řízení pohledávek za odběrateli.
Informace o povinnosti poskytnout osobní údaje
  • Poskytnutí osobních údajů k tomuto účelu není smluvní ani zákonnou povinností. Jsme však oprávněni k výše uvedeným účelům zpracovávat již dříve nám poskytnuté osobní údaje.
Po jak dlouhou dobu budou Vaše osobní údaje zpracovávány?
  • Výše uvedené o osobní údaje jsou uchovávány po celou dobu trvání smluvního vztahu a pro případ obnovení spolupráce i 3 let po skončení smluvního vztahu.
Komu Vaše osobní údaje poskytujeme?
  • Výše uvedené osobní údaje sdílíme s naší externí účetní společností.
  • Vaše osobní údaje mohou být nahodile zpřístupněny v rámci poskytování služeb správy informačních systémů externím společnostem, které nám tyto služby poskytují. Tyto společnosti Vaše osobní údaje nezpracovávají.

 

Nad rámec výše uvedeného jsme oprávněni zpracovávat jakékoliv Vaše výše uvedené osobní údaje i další osobní údaje, které se nám podaří shromáždit, v nezbytném rozsahu za účelem úspěšného vedení jakéhokoliv právního sporu mezi námi a Vámi. Právním titulem takového zpracování je v takovém případě náš oprávnění zájem spočívající v uplatnění a obhajobě našich práv. Všechny Vaše osobní údaje zpracovávané pro tento účel jsou poskytovány našim právním zástupcům.

 

II.

Profilování a automatizované rozhodování

V případě, že odebíráte zboží na fakturu / máte sjednán kreditní limit, dochází u každé Vaší objednávky k tzv. automatizovanému rozhodování. Podstatou tohoto automatizovaného rozhodování je, že v případě objednávky zboží naše informační systémy zkontrolují, zdali je Vaše objednávka realizována v rámci aktuálně nastaveného kreditního limitu a dále zkontrolují automatizovaným dotazem v informačních systémech třetích osob, zda máte požadovanou úroveň finanční důvěryhodnosti (nejste evidován v systémech třetích osob jako dlužník) či zda nejste v insolvenci. V případě, že tato kontrola vyjde negativně, informační systém Vám neumožní objednat si zboží na fakturu. I tak ale máte vždy možnost objednávku dokončit se způsobem úhrady v hotovosti.

Správce dále provádí profilování svých zákazníků na základě sdělených oblastí na základě Vámi sdělených oblastí zájmu.

Správce neprovádí v rámci rozesílání obchodních sdělení od 25. 5. 2018 cílenou personifikovanou reklamu, tzn., neprofilujeme Vás na základě Vašeho chování v našich informačních systémech (e-shopu) za účelem zaslání cílených obchodních sdělení. Obsah obchodních sdělení nově vychází pouze ze statistického vyhodnocení chování portfolia našich zákazníků v našich informačních systémech (e-shopu) v rámci dané oblasti zájmu/odvětví či skupiny zboží.

 

III.

Jaká práva má subjekt údajů?

Subjekt údajů je ve smyslu a za podmínek čl. 15 nařízení oprávněn požadovat od správce přístup ke svým osobním údajům, které jsou předmětem zpracování. Správce v takovém případě poskytne subjektu údajů kopii osobních údajů v elektronické podobě ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu (např. docx/csv/xlsx/txt).

Dojde-li ke změně osobních údajů nebo k jejich nepřesnému zpracování a z právních předpisů, interních předpisů správce, ze smlouvy či jiných dokumentů nevyplývá povinnost hlásit a prokázat změnu osobních údajů správci, je subjekt údajů oprávněn požádat správce o opravu nepřesných osobních údajů nebo o doplnění neúplných osobních údajů. Správce je oprávněn požadovat doložení správnosti navrhovaných údajů.

Subjekt údajů má taktéž právo požadovat od správce výmaz svých osobních údajů, popřípadě omezení jejich zpracování. Správce požadovaný výmaz, resp. omezení zpracování, provede, ledaže nařízení nebo jiný právní předpis stanoví jinak.

Subjekt údajů je dále oprávněn získat své osobní údaje, jež poskytl správci a které správce zpracovává na základě nezbytnosti jejich zpracování pro účely plnění smlouvy nebo na základě souhlasu subjektu údajů automatizovaně, tj. v elektronické podobě ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat tyto údaje jinému správci (právo na přenositelnost osobních údajů). V případě uplatnění takového práva správce zašle subjektu údajů seznam osobních údajů v elektronické podobě ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu (např. docx/csv/xlsx/txt).

Subjekt údajů má právo vznést námitku proti zpracování všech svých osobních údajů, pokud jsou zpracovávány z právního titulu oprávněného zájmu. Správce tyto osobní údaje následně dále nezpracovává.

 

Výše uvedené práva může subjekt údajů uplatnit následujícími způsoby:

a) v případě uživatelů registrovaných na e-shopu E1.cz správce prostřednictvím elektronického formuláře dostupného po přihlášení v sekci Můj účet, v záložce Osobní nastavení,
b) v případě uživatelů registrovaných na Portálu pro partnery B2B správce prostřednictvím elektronického formuláře dostupného po přihlášení v sekci Můj účet (klik na jméno uživatele)
nebo
c) v případě neregistrovaných uživatelů prostřednictvím formuláře dostupného v sekci níže “Formulář pro realizaci práv subjektů údajů”, který subjekt vyplněný zašle na adresu osobni_udaje@kvelektro.cz

Subjekt údajů má dále právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
V případě, že zpracování osobních údajů je založeno na uděleném souhlasu, má subjekt údajů právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním takového souhlasu ale není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

Subjekt údajů může svůj souhlas se zpracováním osobních údajů odvolat, je-li registrován v e-shopu E1.cz nebo Portálu pro partnery B2B správce prostřednictvím k tomu určeného pokynu „souhlas se zpracováním osobních údajů“, který nalezne po přihlášení v sekci Můj účet či prostřednictvím odkazu v zasílaných newsletterech.

 

 


Formulář pro realizaci práv subjektů údajů:

  • pro neregistrované uživatele ke stažení zde
  • pro registrované uživatele na e-shopu E1.cz je formulář dostupný po přihlášení v sekci “Můj účet” v záložce “Osobní nastavení”
  • pro registrované uživatele v Portálu pro partnery B2B je formulář dostupný po přihlášení v sekci “Můj účet” (klik na jméno uživatele) v nabídce “Správa osobních údajů”